Die Lohnbuchhaltung stellt viele Unternehmer vor große Herausforderungen. Gerade kleinere Unternehmen haben oftmals mit den vielen gesetzlichen Änderungen zu kämpfen, die Jahr für Jahr damit verbunden sind. Es ist kaum möglich, das Wissen im Unternehmen aktuell zu halten. Viele entschließen sich deshalb dafür, diese wichtige Aufgabe einfach an einen kompetenten Geschäftspartner auszulagern. Vor allem diese Tücken lauern bei der Bearbeitung.

Stress führt zu Fehleingaben

Die meisten Fehler in der Lohnbuchhaltung passieren aufgrund des Zeitdrucks, der dabei oft herrscht. Die Abgabetermine sind im Kalender rot angestrichen und rücken bedrohlich immer näher. Doch noch immer fehlen wichtige Daten, um die Abrechnung für diesen Monat endlich abzuschließen.

Langen sie dann endlich kurz vor der Deadline ein, führt das häufig aufgrund der Hektik zu Zahlendrehern und anderen Eingabefehlern. Die Konsequenz: Mühsame Korrekturen und Nacharbeiten.

Mangelnde Pflege der Stammdaten

Es gibt gute Software am Markt, die die Arbeit in der Lohnbuchhaltung wesentlich erleichtert und so gut wie alles automatisch erledigt. Doch die beste Software ist immer nur so gut wie die Betreuung, die ihr zu Teil wird. Wenn die Stammdaten nicht regelmäßig gepflegt werden, ist automatisch auch die Abrechnung falsch.

Deshalb ist es wichtig, sich zumindest einmal im Monat einen Termin im Kalender zu reservieren, der sich ausschließlich der Datenaktualisierung widmet. Das gilt vor allem für die Mitarbeiterdaten, die gesetzlichen Eckdaten aktualisieren viele Programme ohnehin automatisch.

Fehlendes Fachwissen

Last but not least sind einige Mitarbeiter einfach mit der Aufgabe, die Lohnbuchhaltung für das Unternehmen zu erledigen, hoffnungslos überfordert. Das liegt nicht daran, dass sie die grundsätzliche Kompetenz dafür nicht mitbringen. Doch jedes Unternehmen ist anders und überall lauern unterschiedliche Fallstricke. Wer bei Unsicherheit nicht auf kompetente Beratung zurückgreifen kann, steht dann leider auf verlorenem Posten.

Die „normalen“ Arbeitsverträge sind zumeist nicht das Problem. Schwierig wird es aber zum Beispiel bei kurzfristigen Mitarbeitern und Minijobbern. Diese werden oftmals in den gleichen „Abrechnungstopf“ geworfen, obwohl sie im Sinne der Sozialversicherung völlig unterschiedlich behandelt werden müssten.

Eine besondere Herausforderung sind auch diverse Sonderzahlungen. Vor allem bei der Bezahlung von Urlaubsgeld gilt es, die genauen Regelungen bei der Lohnsteuer zu berücksichtigen. Denn mitunter gelten dafür vergünstigte Steuersätze oder Mitarbeiter sind gänzlich davon befreit.